Faktury a smluvní podmínky

Větší text Menší text

Faktury EasyWebshop se zaměřuje na software pro webové obchody, ale nabízí také rozsáhlou aplikaci pro fakturaci pro své podnikové zákazníky.

Než jsme tuto funkci nabídli, všimli jsme si, že naši zákazníci museli vytvářet faktury ručně v kancelářské aplikaci nebo používat externí fakturační software. To bylo časově náročné, těžkopádné a někdy i drahé.

Proto jsme vytvořili vlastní univerzální aplikaci pro fakturaci. Ta generuje faktury a automaticky je odesílá e-mailem na základě údajů o příchozích objednávkách. Jakmile jsou všechny parametry nastaveny podle potřeby, může a ušetří spoustu času.

Fakturace

Funkce fakturace

Údaje na faktuře se vyplňují automaticky a jednotlivá pole lze upravovat
Personalizace šablony faktury, například přidání fotografií produktů a vlastních textů
Možnost přizpůsobení výpočtu faktury
Stahování PDF souborů
Integrace standardu UBL (Universal Business Language) pro export do účetních aplikací
Možnost vytváření proforma faktur, dobropisů, balicích listů a stvrzenek
Automatické číslování faktur s funkcí resetování
Možnost zasílání faktur e-mailem účetní a účetním aplikacím
Automatické stahování a odesílání faktur e-mailem
Vícejazyčnost (20 jazyků) a podpora UTF-8
Formát papíru A4 a US Letter
Snadné a uživatelsky přívětivé rozhraní

Nastavení faktury naleznete na Nastavení > Další možnosti > Faktury a daň.

Pokud se Faktury a daň v nabídce nezobrazuje, změňte úroveň uživatelského prostředí na Pokročilé, a to v Nastavení > Další možnosti > Úroveň uživatelského prostředí.

Nastavení faktur

Příklad faktury

Toto tlačítko vygeneruje příklad faktury v novém okně prohlížeče. Níže můžete změnit nastavení a opětovným kliknutím na toto tlačítko zobrazit výsledek. Můžete také vytvořit zkušební objednávku ve vlastním obchodě a stáhnout si skutečnou fakturu na adrese Správa > Objednávky. Doporučujeme vytvořit několik zkušebních objednávek; to vám umožní vyladit faktury.

Velikost papíru

Faktury je možné generovat ve formátu A4 a ve formátu U.S. Letter.

Jazyk

Nastavuje jazyk faktury. Ve výchozím nastavení je to výchozí jazyk internetového obchodu, ale lze jej také nastavit na jazyk zákazníka nebo na jiný jazyk.

Předčíslí faktury

Jedná se o pevný prefix, který se bude zobrazovat před číslem faktury. Doporučujeme používat pouze písmena, nikoliv číselné znaky. Použití čísel může způsobit záměnu s čísly faktur.

Číslo faktury

Kliknutím na číslo faktury získáte přehled o číslech faktur a k nim připojených objednávkách. V dolní části této stránky naleznete tlačítko Resetovat pro odpojení faktur od objednávek a zahájení s novými čísly faktur. Resetování čísel faktur nelze po kliknutí na potvrzovací tlačítko vrátit zpět. Budete muset vytvořit nové faktury.

Datum splatnosti

Tato volba umožňuje nastavit počet dní, za které musí být faktura uhrazena.

Barva

Faktury, zálohové faktury, dobropisy, balicí listy a stvrzenky mohou mít samostatnou barevnou šablonu, aby se od sebe odlišily.

Typ písma

K dispozici jsou 3 výchozí písma: Sans serif, monospace (každý znak zabírá stejné množství místa) a serif. Aplikace je omezena na tato písma, protože jsou nainstalována na každém typu počítače, a proto je není třeba přidávat do dat PDF. Díky tomu zůstává velikost souboru faktur malá. Tato písma jsou také pohodlně čitelná, takže faktury zůstávají přehledné a bez matoucích znaků.

Logo

Jedná se o logo (soubor s obrázkem), které se bude zobrazovat v levém horním rohu faktur.

Ddtto je logo (soubor s obrázkem).

jpg, .jpeg, .gif, .png
Maximální velikost souboru: 5 MB

5 MB

Pomocí funkcí Změnit velikost a Oříznout můžete experimentovat s různými logy a velikostmi, dokud nedosáhnete požadovaného výsledku. K dalšímu doladění loga můžete použít také software pro úpravu obrázků. Doporučujeme GIMP a Paint.NET. Někdy je třeba přidat bílé místo po stranách nebo nahoře a dole, pokud je logo příliš dlouhé, aby se vešlo na fakturu.

Detaily faktury

Údaje o vaší společnosti se de zobrazí v horní části faktury. Kliknutím na odkaz Aktualizovat můžete změnit údaje o společnosti.

Záhlaví

Záhlaví je volitelný text, který lze přidat do faktury. Tento text se zobrazuje pod údaji o adrese a nad výrobky.

Zápatí

Zápatí je nepovinný text, který lze přidat do faktury. Tento text se zobrazuje pod produkty a nad výpočtem faktury.

Zápatí 2

Druhá patička je volitelný text, který lze přidat do faktury. Tento text se zobrazuje pod výpočtem faktury a celkovou částkou.

Zobrazení náhledových obrázků

U každého výrobku lze pod kódem výrobku zobrazit náhled (malý obrázek). To funguje pouze v případě, že produkt lze nalézt ve správě produktů. U smazaných produktů to nefunguje.

Přidání stránky s obchodními podmínkami

Můžete přidat stránku s obchodními podmínkami. Text lze nastavit ve více jazycích v Nastavení > Další možnosti > Obchodní podmínky. V následující části je nastavení obchodních podmínek vysvětleno podrobněji.

Emailová faktura

Zde můžete nastavit místa určení, kam se má faktura odeslat. Ve výchozím nastavení bude faktura odeslána zákazníkovi a kopie vám. Faktury se neukládají do back office, můžete je uložit do své poštovní schránky. Je možné přidat další e-mailové adresy. Může se jednat o osobu, která vede administrativu, účetní nebo účetní aplikaci.

Případně se může jednat o osobu, která vede administrativu, účetní nebo účetní aplikaci. Fakturu ve formátu PDF můžete přidat jako přílohu k e-mailu.
Pro účetní a účetní aplikace můžete využít UBL-standard pro automatické zpracování faktur.

Podpora pro účetní a účetní aplikace. Po zobrazení faktury ji můžete odeslat kliknutím na ikonu Emailovat fakturu ve spodní části příkladu faktury.

Automatické akce

Abyste ušetřili čas, lze fakturu stáhnout (ve formátu PDF nebo UBL), přiřadit jí číslo a po otevření faktury ji automaticky odeslat e-mailem. V této části můžete vybrat akce, které se mají provádět automaticky.

Daň z přidané hodnoty

Zde můžete nastavit, zda se mají ceny v obchodě nabízet s DPH nebo bez DPH. Tuto hodnotu nastavte pouze jednou. Změna tohoto nastavení je pro vaše zákazníky velmi matoucí. Kromě toho budou faktury z předchozích objednávek chybně vypočteny, protože tyto objednávky byly provedeny s jiným způsobem výpočtu daně.

Sazba DPH

Zde můžete nastavit až tři sazby daně. Například pro Belgii: 21 %, 12 % a 6 %, pro Nizozemsko 21 %.

Nedoporučujeme účtovat DPH mimo Evropu (EHP)

Tuto možnost zaškrtněte, pokud nechcete, aby byla DPH účtována u objednávek se zemí fakturace zákazníka mimo Evropu.

Neúčtovat DPH pro zahraniční firmy z EU (EEA)

Tímto způsobem můžete zajistit, aby DPH u B2B objednávek z jiné evropské země činila 0 %. Například pokud švédská společnost prodává výrobek dánské společnosti nebo naopak. Aby to fungovalo, musí mít vaši zákazníci platné DIČ.

Pokladní postup B2B / B2C

B2B + B2C: během si zákazníci mohou vybrat mezi Soukromým nebo Podnikatelským Jedná se o výchozí nastavení.
B2C: vaši zákazníci nemohou zadat název společnosti ani DIČ. To zjednodušuje postup při placení. Ceny produktů bez DPH se ve vašem obchodě nezobrazují.
Strong>Ceny produktů bez DPH se ve vašem obchodě nezobrazují.B2B: vaši zákazníci mohou během objednávky zadat název společnosti a číslo DPH.
Vyžadováno číslo DPH pro B2B: stejné jako u B2B, ale číslo DPH se ověřuje v Systému výměny informací o DPH Evropské unie. Upozorňujeme, že systém VIES EU má pravidelné výpadky; během výpadku systému VIES nebude možné, aby vaši zákazníci zadali objednávku.

Otevření a zobrazení faktur

PDF Faktury jsou generovány ve výchozím formátu PDF Soubory ve formátu .pdf můžete otevřít pomocí aplikace pro čtení PDF, níže uvádíme několik doporučených open source čteček PDF:

Změna čísla faktury

Čísla faktur jsou automaticky přiřazena každé faktuře v návaznosti na nejvyšší existující číslo faktury. K přidělení nového čísla faktury dojde v okamžiku stažení nebo odeslání faktury e-mailem.

Při stahování faktury můžete číslo faktury změnit v dolní části stránky. Další číslo faktury bude začínat od posledního zadaného čísla faktury. Můžete si tak přesně zvolit, jaké číslo bude každé faktuře přiděleno. Je možné vynechat čísla faktur u objednávek mimo váš obchod nebo vytvořit dvojitá čísla faktur (pokud by to bylo žádoucí). Protože se pro další fakturu vždy použije nejvyšší číslo faktury, není možné, aby se automaticky generovala dvojí čísla faktur.

Jako uživatel máte vždy možnost volby čísel faktur, ovšem s možným důsledkem nepořádku. Doporučujeme nechat systém přidělovat čísla faktur automaticky. Tímto způsobem nikdy nedojde ke vzniku mezer a zdvojených čísel faktur.

V nastavení faktur kliknutím na číslo faktury získáte přehled čísel faktur a k nim připojených objednávek. V dolní části této stránky najdete tlačítko Odpojit faktury od objednávek a začít s novými čísly faktur. Resetování čísel faktur nelze po kliknutí na potvrzovací tlačítko vrátit zpět. Budete muset vytvořit nové faktury.

Vícejazyčné obchodní podmínky

Podmínky webového obchodu Obchodní podmínky lze nastavit ve více jazycích na Nastavení > Další možnosti > Obchodní podmínky.

Pokud se v nabídce nezobrazují Obchodní podmínky, nastavte nejprve úroveň uživatelského prostředí na Pokročilé v Nastavení > Další možnosti > Úroveň uživatelského prostředí.

Podmínky naleznete:

V dolní části webové stránky pomocí odkazu "Podmínky" s možností tisku
Zákazník musí podmínky přijmout v posledním kroku objednávky
Na druhé stránce přiložené k vašim fakturám

Zachovejte jednoduchou podobu obchodních podmínek. Není důvod používat mnoho textových značek s výjimkou odstavců. Protože se tento text zobrazuje na stránkách HTML a v dokumentech PDF, může se rozvržení v obou situacích lišit.

Prohlášení o ochraně osobních údajů

Počínaje 25. květnem 2018 musí každá organizace, která zpracovává nebo kontroluje osobně identifikovatelné údaje o obyvatelích EU, zavést přísná organizační a technická opatření, aby byla v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR).

Svůj webový obchod můžete uvést do souladu s nařízením GDPR na stránce Nastavení > Další možnosti > Prohlášení o ochraně osobních údajů.

Další stránku: Nastavení nákladů na dopravu

Startovací wiki

Často kladené otázky Kontakt